Định mức báo cáo quyết toán hải quan: Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp 2025

Hiểu rõ về định mức báo cáo quyết toán hải quan giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động. Hãy cùng chúng tôi đi sâu vào các khía cạnh quan trọng trong hướng dẫn chi tiết này.

Tổng quan về định mức cáo cáo quyết toán hải quan

Định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials) là lượng nguyên liệu thực tế được sử dụng để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Trong báo cáo quyết toán hải quan, định mức này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nếu thiếu định mức, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát nguyên vật liệu nào được dùng cho sản xuất, nguyên vật liệu nào được sử dụng vào mục đích khác, và xác định đâu là phế liệu, phế phẩm. Đồng thời, định mức là cơ sở để doanh nghiệp so sánh kết quả quản lý xuất nhập tồn thực tế với kế hoạch kinh doanh dự kiến.

Vai trò của định mức trong quản trị chi phí

Từ góc độ của người quản lý chi phí sản xuất (như Giám đốc, Kế toán trưởng, hoặc Giám đốc tài chính), việc thiếu định mức cụ thể đồng nghĩa với việc mất đi “tiêu chuẩn” để đánh giá và “căn cứ” để phê duyệt chi phí sản xuất phù hợp với tình hình thực tế. Điều này làm giảm đáng kể vai trò quản trị tài chính và tư vấn của họ trong doanh nghiệp.

Vì vậy, xây dựng định mức nguyên phụ liệu là một bước rất quan trọng trong báo cáo quyết toán. Sai sót trong quá trình này thường là nguyên nhân chính gây ra chênh lệch nguyên phụ liệu. Do đó, cần nâng cao nhận thức và năng lực quản lý rủi ro khi lập định mức cho các doanh nghiệp sản xuất.

Các loại định mức trong báo cáo quyết toán hải quan

Định mức trong báo cáo quyết toán hải quan rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nếu không có định mức, doanh nghiệp có thể gặp phải những rủi ro sau:

• Không thể kiểm soát loại nguyên vật liệu nào dùng cho sản xuất, loại nào dùng cho mục đích khác, và không xác định được đâu là phế liệu, phế phẩm.
• Không có cơ sở để so sánh kết quả thực tế với kế hoạch kinh doanh và quản lý hàng tồn kho xuất nhập khẩu.
• Người quản lý chi phí sản xuất (như Giám đốc, Kế toán trưởng, hoặc Giám đốc tài chính) không thể đánh giá hoặc phê duyệt chi phí sản xuất một cách phù hợp.
• Điều này làm giảm đáng kể vai trò quản lý tài chính và tư vấn của họ trong doanh nghiệp.

Định mức cơ bản của báo cáo quyết toán hải quan

Dưới đây là hai loại định mức cơ bản trong báo cáo quyết toán hải quan:

• Định mức sử dụng dự kiến: Lượng nguyên liệu và vật tư dự kiến dùng cho từng mã sản phẩm, sơ đồ thiết kế, quy trình sản xuất, hoặc sơ đồ giác mẫu (nếu có).
• Định mức thực tế sản xuất: Lượng nguyên liệu và vật tư thực tế đã dùng để gia công hoặc sản xuất một đơn vị sản phẩm xuất khẩu.

Những nhận định sai và rủi ro tiềm ẩn khi xây dựng định mức

Chỉ một sai sót nhỏ trong việc xác định định mức báo cáo quyết toán hải quan cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ tin cậy của thông tin tài chính mà doanh nghiệp khai báo với cơ quan hải quan.

Những nhận định sai thường gặp

Dưới đây là một số nhận định sai thường gặp, có thể làm giảm tỷ lệ thành công của báo cáo quyết toán hải quan:

• Cho rằng báo cáo quyết toán hải quan chỉ cần số liệu thực tế và không cần quan tâm đến mức hao hụt.
• Không theo dõi kỹ lượng phế liệu, phế phẩm vì nghĩ rằng không phải kê khai định kỳ với cơ quan hải quan.
• Không phân biệt cẩn thận các nguồn nguyên vật liệu đầu vào.
• Không quy đổi mã nguyên vật liệu hoặc sản phẩm theo đơn vị tính phù hợp.
• Không đồng bộ thông tin định kỳ giữa bộ phận xuất nhập khẩu và bộ phận kế toán – kho.
• Không quan tâm đến lượng nguyên vật liệu xuất kho dùng cho các mục đích khác.

Rủi ro tiềm ẩn khi định mức sai

Những nhận định sai lầm trên có thể dẫn đến nhiều rủi ro cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Định mức cao hơn so với sản phẩm cùng loại.
• Định mức vượt quá lượng nguyên liệu đã nhập khẩu.
• Định mức không khớp với giá thành sản phẩm.
• Chênh lệch giữa doanh thu xuất khẩu và kim ngạch xuất khẩu.
• Định mức và số lượng thành phẩm không tương ứng với lượng nguyên vật liệu xuất khẩu đã khai báo.

Tất cả những sai sót này đều là do doanh nghiệp không phản ánh hoặc phản ánh thông tin không đầy đủ, không trung thực và không chính xác về số liệu, tài liệu, chứng từ và dữ liệu theo yêu cầu. Trong trường hợp này, cơ quan hải quan có quyền ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Quy Định Quan Trọng Về Định Mức Báo Cáo Quyết Toán Hải Quan

Theo Khoản 39 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC sửa đổi Điều 60 Thông tư 38/2015/TT-BTC có một số quy định quan trọng về định mức mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý như:

• Người khai hải quan không có trách nhiệm kê khai định mức sản phẩm với cơ quan hải quan, nhưng phải xây dựng định mức sử dụng nguyên liệu vật tư, định mức vật tư tiêu hao và tỷ lệ hao hụt của từng mã sản phẩm, phòng trường hợp cơ quan hải quan kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.
• Trong quá trình sản xuất thực tế, nếu phát sinh thay đổi, tổ chức/cá nhân cần xây dựng lại định mức cho phù hợp và lưu giữ đầy đủ toàn bộ giấy tờ, chứng từ, tài liệu…
• Người khai hải quan phải chịu trách nhiệm cho độ chính xác của định mức sử dụng, định mức tiêu hao, tỷ lệ hao hụt và chỉ sử dụng định mức vào đúng mục đích gia công, sản xuất hàng hóa xuất khẩu.

Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro tiềm ẩn khi xây dựng định mức

Ngoài việc hiểu và phòng tránh các sai sót trong báo cáo quyết toán hải quan, người quản lý cần đảm bảo rằng số liệu từ các phòng ban liên quan giúp trả lời những câu hỏi quan trọng sau:

• Định mức có cao hơn định mức của sản phẩm tương tự không?
• Định mức có vượt quá lượng nguyên liệu nhập khẩu không?
• Định mức có khác với giá thành sản xuất không?
• Chênh lệch giữa doanh thu xuất khẩu và kim ngạch xuất khẩu là bao nhiêu?
• Định mức và thành phẩm có tương ứng với lượng nguyên liệu xuất khẩu đã khai báo không?

Việc trả lời được những câu hỏi này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về các vấn đề đang gặp phải. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý các rủi ro một cách hiệu quả và tránh bị xử phạt hành chính hoặc bị ấn định thuế.

1. Xây dựng và quản lý hệ thống định mức và tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu

Mọi doanh nghiệp đều mong muốn sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả, tiết kiệm và có thể tái sử dụng khi cần. Khi xây dựng định mức và tỷ lệ hao hụt, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

1.1. Về định mức nguyên vật liệu

• Định mức phải phù hợp với thực tế theo quy định tại Điều 55 Thông tư 38/2015/TT-BTC. Doanh nghiệp cần lưu trữ bản cứng của định mức ít nhất 5 năm để cung cấp đủ hồ sơ khi cơ quan hải quan kiểm tra.

• Định mức của bộ phận xuất nhập khẩu phải thống nhất với định mức của bộ phận kế toán. Để đảm bảo điều này, doanh nghiệp cần xây dựng bảng quy chuẩn chung về số liệu, đơn vị tính, ký hiệu, tên mã hàng, mã HS Code, cách kê khai và các thông tin liên quan khác.

• Khi xây dựng hoặc phê duyệt định mức, doanh nghiệp cần chuẩn bị bản giải trình định mức. Bản giải trình này bao gồm các thông tin như quy trình sản xuất, bản vẽ, mẫu sản phẩm và hóa đơn nhập khẩu. Ví dụ, các doanh nghiệp may mặc cần xây dựng định mức riêng cho từng kích cỡ (S, M, XL,…) vì định mức nguyên liệu có thể khác nhau giữa các kích cỡ.

1.2. Về tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu

• Tỷ lệ hao hụt phụ thuộc vào thực tế sản xuất và có thể khác 3%. Ví dụ, trong một số trường hợp, tỷ lệ hao hụt có thể rất cao (ví dụ: lên đến 500%).

• Tỷ lệ hao hụt là tỷ lệ hao phí nguyên liệu thường xuyên trong quá trình sản xuất, không phải là hao phí do các sự cố bất ngờ (ví dụ: làm vỡ hàng). Doanh nghiệp cần thống nhất với bộ phận kế toán để xác định tỷ lệ hao hụt cố định cho từng sản phẩm. Đồng thời, cần phân biệt rõ ràng phế liệu phát sinh trong định mức và phế liệu phát sinh ngoài định mức để có thể giải trình.

• Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các phương án giải trình cho tỷ lệ hao hụt này.

2. Theo dõi và xử lý phế liệu, phế phẩm

Để theo dõi phế liệu và phế phẩm, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

2.1. Thiết lập hệ thống theo dõi phế liệu phế phẩm

1. Xác định công cụ theo dõi: Chọn các công cụ để ghi lại thông tin về lượng phế liệu và phế phẩm. Ví dụ: sử dụng bảng tính Excel hoặc phần mềm quản lý kho.
2. Xác định thông tin cần ghi: Quyết định những thông tin quan trọng cần ghi lại, bao gồm loại phế liệu, khối lượng, nguồn gốc và quy trình sản xuất hoặc vận chuyển.
3. Ghi nhận dữ liệu định kỳ: Ghi lại dữ liệu về phế liệu và phế phẩm theo định kỳ. Tần suất có thể là hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng, tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp.
4. Phân tích dữ liệu: Sử dụng dữ liệu đã ghi để phân tích xu hướng và xác định các vấn đề cần cải thiện.
5. Lập báo cáo và đánh giá: Tạo báo cáo định kỳ và đánh giá các chỉ số quan trọng, chẳng hạn như tỷ lệ tái chế và tái sử dụng.
6. Thực hiện cải tiến: Dựa trên phân tích, thực hiện các biện pháp để giảm thiểu phế liệu, tăng cường tái sử dụng hoặc tái chế, và tối ưu hóa quy trình.
7. Cập nhật và đánh giá thường xuyên: Liên tục cập nhật và đánh giá quy trình theo dõi để đảm bảo hiệu quả cao nhất.

2.2. Cách xử lý phế liệu phế phẩm trong báo cáo quyết toán

Doanh nghiệp có thể dựa vào tỷ lệ phần trăm (%) tổng nguyên liệu nhập để xử lý phế phẩm và phế liệu như sau:

• Nếu lượng phế liệu, phế phẩm không vượt quá 3% tổng lượng nguyên liệu nhập khẩu, doanh nghiệp không cần làm thủ tục hải quan chuyển đổi mục đích sử dụng khi tiêu thụ trong nước. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải kê khai và nộp thuế cho cơ quan thuế nội địa.
• Nếu lượng phế liệu, phế phẩm vượt quá 3%, có 3 cách xử lý:
  • Bán: Doanh nghiệp cần làm công văn xin chuyển đổi mục đích sử dụng và mở tờ khai hải quan loại hình A42.
  • Xuất trả: Doanh nghiệp sử dụng loại hình xuất khẩu B13.
  • Tiêu hủy: Doanh nghiệp cần xin quyết định của bên đặt gia công. Cách này thường được áp dụng khi hàng hóa không còn giá trị sử dụng.

3. Kiểm soát tốt nguồn nguyên vật liệu đầu vào

Trong sản xuất, có 4 yếu tố chính ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm: thiết kế, nguyên vật liệu đầu vào, quy trình sản xuất và bảo quản/vận chuyển. Cụ thể:

• Thiết kế: 25%
• Nguyên vật liệu đầu vào: 50%
• Quy trình sản xuất: 20%
• Bảo quản và vận chuyển: 5% – 1%

Việc kiểm tra nguyên liệu đầu vào là rất quan trọng. Do đó, doanh nghiệp cần coi việc kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào là một chiến lược quan trọng để tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo chất lượng sản phẩm.

3.1. Các biện pháp kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào

Doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp sau để kiểm soát nguyên liệu đầu vào:

• Kiểm tra đầu vào:
  • Lựa chọn nguyên liệu phù hợp và yêu cầu mô tả chi tiết.
  • Kiểm soát chất lượng nguyên liệu.
  • Theo dõi và xử lý các vấn đề chất lượng.
  • Phòng ngừa rủi ro bằng 4 phương pháp lấy mẫu:
    • Phương pháp lấy mẫu chéo
    • Phương pháp lấy mẫu tam giác
    • Phương pháp lấy mẫu kiểu S
    • Phương pháp lấy mẫu phân cấp
• Thống kê và phản hồi:
  • Thống kê dữ liệu chất lượng.
  • Báo cáo cho các bộ phận liên quan theo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng).
• Tham gia tối ưu hóa quy trình:
  • Đề xuất các cải tiến cho quy trình kiểm tra.
• Đánh giá khách quan và công bằng:
  • Tránh chủ quan khi đánh giá nhà cung cấp.
• Tôn trọng nhà cung cấp:
  • Cân bằng giữa các yếu tố: chất lượng, thời gian giao hàng, chi phí và hiệu quả.

4. Đồng bộ thông tin định kỳ giữa các bộ phận

Quy trình làm việc là một tài sản quan trọng giúp doanh nghiệp tự động hóa hoạt động và giảm sự phụ thuộc vào nhân viên. Để tránh mâu thuẫn giữa các phòng ban, đặc biệt là giữa bộ phận xuất nhập khẩu, kế toán, kho và sản xuất, việc đồng bộ thông tin định kỳ là rất cần thiết.

4.1. Các bước đồng bộ hóa dữ liệu

Để đồng bộ thông tin giữa các phòng ban, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:

1. Thiết lập quy trình đồng bộ hóa dữ liệu:
   • Xây dựng bảng quy chuẩn định mức (bao gồm tên hàng, mã HS, đơn vị tính,…).
   • Xây dựng quy tắc nhập liệu.
   • Xác định trách nhiệm của từng bộ phận.
   • Xây dựng quy trình rà soát dữ liệu.
2. Quy đổi mã nguyên vật liệu và sản phẩm:
   • Xác định chính xác đơn vị tính.
   • Thực hiện phép tính chuyển đổi đơn vị.
   • Cập nhật mã và thông tin sản phẩm.
   • Kiểm tra và xác nhận tính chính xác của dữ liệu.
   • Đào tạo nhân viên về quy trình quy đổi.
3. Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho và kế toán tích hợp:
   • Tự động hóa quá trình truyền thông giữa các hệ thống.
   • Giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu.
4. Sử dụng mã vạch và hệ thống quản lý mã số:
   • Theo dõi sản phẩm và vật liệu nhập/xuất kho.
5. Kiểm tra và cải tiến quy trình liên tục:
   • Tối ưu hóa hiệu suất của quy trình.
   • Nâng cao độ chính xác của dữ liệu.
6. Xây dựng mối quan hệ tốt giữa các bộ phận:
   • Đảm bảo sự phối hợp, thông cảm và tôn trọng lẫn nhau.

5. Đảm bảo tính tuân thủ cho nguyên vật liệu sử dụng cho mục đích khác

Doanh nghiệp có thể sử dụng nguyên vật liệu cho nhiều mục đích khác nhau, chẳng hạn như kinh doanh, gia công hoặc sản xuất hàng xuất khẩu. Để tránh phải sửa đổi định mức hoặc mất thời gian chỉnh sửa thông tin, doanh nghiệp cần:

1. Xác định mục đích sử dụng:
   • Rõ ràng xác định mục đích sử dụng của nguyên vật liệu (ví dụ: sản xuất sản phẩm phụ, bảo trì, nghiên cứu và phát triển, chương trình khuyến mãi, hoặc tái chế).
2. Phân loại và ghi nhận việc sử dụng:
   • Phân loại và ghi nhận lượng nguyên vật liệu đã sử dụng cho từng mục đích khác nhau.
3. Điều chỉnh báo cáo quyết toán hải quan:
   • Điều chỉnh báo cáo để phản ánh chính xác lượng nguyên vật liệu đã sử dụng cho từng mục đích.
4. Đảm bảo tính minh bạch và ghi chép đầy đủ:
   • Ghi chép đầy đủ thông tin về việc sử dụng nguyên vật liệu trong hệ thống quản lý.
5. Kiểm tra và đánh giá định kỳ:
   • Thực hiện kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình để tối ưu hóa hiệu quả.

Thực hiện các bước này giúp doanh nghiệp quản lý và điều chỉnh định mức một cách chính xác, từ đó giảm thiểu rủi ro và sai sót.

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, việc quản lý định mức báo cáo quyết toán hải quan một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Hướng dẫn chi tiết này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho doanh nghiệp của bạn.