Cách kê khai thông tin CO form AJ

CO form AJ (Certificate of Origin form AJ) là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu hàng hóa từ các nước ASEAN sang Nhật Bản theo Hiệp định Đối tác Kinh tế Toàn diện ASEAN Nhật Bản (AJCEP). Việc kê khai thông tin đúng và xin cấp CO form AJ đúng quy trình không chỉ đảm bảo quyền lợi thuế quan mà còn giúp hàng hóa thông quan thuận lợi.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết về CO form AJ, mục đích sử dụng, các thủ tục xin cấp và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ, chính xác.

CO form AJ là gì? Mục đích của CO form AJ

CO form AJ là loại C/O ưu đãi dành cho hàng hóa xuất xứ từ Việt Nam khi xuất khẩu sang Nhật Bản và các quốc gia thành viên trong hiệp định thương mại đa phương ACCEP.

Hàng hóa được cấp CO form AJ sẽ hưởng ưu đãi khi xuất nhập khẩu, đặc biệt là ưu đãi thuế. Các ưu đãi này dựa trên Hiệp định Thương mại hàng hóa trong khuôn khổ Hiệp định hợp tác kinh tế toàn diện giữa chính phủ các nước ASEAN và Nhật Bản.

Các quốc gia thuộc hiệp định này bao gồm Nhật Bản và các nước ASEAN. CO form AJ được áp dụng cho các nước này, bao gồm Nhật Bản, Việt Nam, Lào, Campuchia, Thái Lan, Indonesia, Singapore, Philippines, Malaysia và Brunei.

Các văn bản liên quan đến CO form AJ bao gồm:

Quyết định số 44/2008/QĐBCT về Quy chế cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Mẫu AJ theo Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản.

Nghị định số 160/2017/NĐCP về biểu thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt của Việt Nam thực hiện Hiệp định đối tác kinh tế toàn diện ASEAN – Nhật Bản cho giai đoạn 2018 – 2023.

Thủ tục xin cấp CO form AJ

Hồ sơ xin cấp CO form AJ

Để xin cấp CO form AJ, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ gồm:

Đơn đề nghị cấp C/O theo mẫu quy định.
Mẫu CO form AJ đã kê khai đầy đủ thông tin (4 bản gốc).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bản sao có chữ ký, đóng dấu của doanh nghiệp.
Vận đơn (Bill of Lading) hoặc giấy chứng nhận giao hàng tương đương.
Packing list (nếu có).
Chứng từ chứng minh xuất xứ hàng hóa: Có thể bao gồm:
Tờ khai hải quan.
Hóa đơn nguyên liệu đầu vào, hợp đồng mua bán, và các tài liệu khác chứng minh hàng hóa đáp ứng quy tắc xuất xứ.
Quy trình sản xuất (nếu cần): Mô tả chi tiết các công đoạn để chứng minh tỷ lệ nguyên liệu sản xuất tại các nước ASEAN.

Quy trình cấp CO form AJ

Quy trình cấp CO form AJ diễn ra theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp tập hợp đầy đủ các giấy tờ cần thiết theo yêu cầu.
Kiểm tra kỹ thông tin trên các chứng từ để tránh sai sót khi nộp hồ sơ.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền (thường là Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam VCCI hoặc Bộ Công Thương).
Có thể nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống cấp C/O điện tử tùy theo quy định của cơ quan cấp.

Bước 3: Xét duyệt hồ sơ

Cơ quan cấp kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ và xác minh thông tin về nguồn gốc xuất xứ.
Nếu cần, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu bổ sung hoặc giải trình.

Bước 4: Cấp CO form AJ

Sau khi hồ sơ được duyệt, cơ quan cấp sẽ in và trả lại CO form AJ bản gốc cho doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nhận lại C/O và lưu trữ đúng quy định để sử dụng khi xuất khẩu.

Hướng dẫn kê khai C/O form AJ

Khi điền thông tin vào C/O form AJ, bạn cần chú ý đến việc cung cấp thông tin chính xác và phải thống nhất với các chứng từ trong bộ hồ sơ. Dưới đây là hướng dẫn cách kê khai các mục trong C/O form AJ:

Ô số 1: Ghi thông tin tên giao dịch của nhà xuất khẩu, địa chỉ và tên quốc gia xuất khẩu (thường là Vietnam).

Ô số 2: Ghi thông tin người nhận hàng bao gồm địa chỉ, tên và quốc gia nhận hàng. Ô trên cùng bên phải: phần này được tổ chức cấp C/O điền. Số tham chiếu gồm 13 ký tự, chia thành 5 nhóm như sau:

Nhóm 1: “VN” 02 ký tự viết tắt của Việt Nam.
Nhóm 2: 02 ký tự viết tắt tên quốc gia nhập khẩu, theo quy tắc: Nhật Bản (JP), Thái Lan (TH), Brunei (BN), Lào (LA), Campuchia (KH), Indonesia (ID), Malaysia (MY), Myanmar (MM), Philippines (PH), Singapore (SG).
Nhóm 3: 02 ký tự cho năm cấp C/O.
Nhóm 4: 02 ký tự cho tổ chức cấp C/O, mã số được quy định bởi Bộ Thương Mại.
Nhóm 5: 05 ký tự cho số thứ tự của C/O Mẫu AJ.

Lưu ý: giữa các nhóm 3, 4, 5 có dấu gạch chéo để phân cách.

Ô số 3: Ô này để ghi thông tin ngày khởi hành, tên phương tiện vận chuyển (nếu bằng máy bay thì ghi “By air”, nếu bằng đường biển thì ghi tên tàu) và tên cảng bốc hàng.

Ô số 4: Để trống ô này, chỉ khi nhập khẩu hàng hóa thì hải quan tại cảng sẽ đánh dấu thích hợp.

Ô số 5: Điền thông tin danh mục hàng hóa (tên mặt hàng, lô hàng, quốc gia xuất khẩu, thời gian xuất khẩu).

Ô số 6: Ghi ký hiệu và số hiệu kiện hàng.

Ô số 7: Ghi số lượng kiện hàng, loại kiện hàng, và thông tin mô tả hàng hóa (số lượng và mã HS tại nước nhập khẩu).

Ô số 8: Điền thông tin theo hướng dẫn sau đây, dựa vào nước sản xuất ghi ở ô 11:

Hàng hóa đáp ứng quy định khoản 3, Điều 2 của Phụ lục 1: “PE”
Hàng hóa có xuất xứ thuần túy theo Điều 3 của Phụ lục 1: “WO”
Hàng hóa đáp ứng quy định khoản 1, Điều 4 của Phụ lục 1: “CTH” hoặc “RVC”
Hàng hóa đáp ứng quy định khoản 2, Điều 4 của Phụ lục 1: “CTC”
Hàng hóa có hàm lượng giá trị khu vực: “RVC”
Hàng hóa qua công đoạn chế biến, gia công cụ thể: “SP”
Ngoài ra, ghi thêm các quy định sau nếu thích hợp:
Hàng hóa đáp ứng quy định tại Điều 6 của Phụ lục 1: “DMI”
Hàng hóa đáp ứng quy định tại Điều 7 của Phụ lục 1: “ACU”

Ô số 9: Ghi thông tin trọng lượng hàng hóa cả bao bì và giá trị FOB.

Ô số 10: Ghi ngày và số hóa đơn thương mại.

Ô số 11:

Dòng đầu tiên ghi “VIETNAM”
Dòng thứ hai ghi tên nước nhập khẩu
Dòng thứ ba ghi thông tin địa điểm cấp C/O, ngày cấp và chữ ký của người cấp

Ô số 12: Để trống ô này.

Nếu C/O được cấp sau theo quy định tại Khoản 4, Điều 7 của Phụ lục V: ghi “ISSUED RETROACTIVELY”.
Nếu C/O được cấp lại theo quy định tại Điều 8 của Phụ lục V: ghi “CERTIFIED TRUE COPY”.

Ô số 13: Đánh dấu vào các ô phù hợp trong trường hợp “ThirdCountry Invoicing” (hóa đơn từ nước thứ ba), “Exhibition” (hàng hóa tham gia triển lãm), “Back to back C/O” (C/O giáp lưng).

Những lưu ý khi làm C/O form AJ

Để đảm bảo việc xin cấp và sử dụng C/O form AJ hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định và lưu ý quan trọng dưới đây:

1. Thời điểm cấp C/O form AJ

Theo Điều 23 Thông tư 37/2022/TTBCT, C/O form AJ phải được cấp:

Trước thời điểm giao hàng hoặc
Không muộn hơn ba (03) ngày kể từ ngày giao hàng.

Trường hợp ngoại lệ: Nếu C/O không được cấp đúng thời điểm nêu trên, nhà xuất khẩu có thể đề nghị cấp C/O sau trong vòng 12 tháng kể từ ngày giao hàng. Trong trường hợp này, C/O phải được đánh dấu (√) vào Ô “Issued Retroactively”.

Khi sử dụng C/O cấp sau, nhà nhập khẩu cần cung cấp chứng từ này cho cơ quan hải quan nước nhập khẩu và đảm bảo ngày giao hàng được ghi rõ tại Ô số 3 của C/O.

2. Trường hợp miễn nộp C/O form AJ

Theo Điều 22 Thông tư 37/2022/TTBCT, C/O form AJ được miễn trong các trường hợp sau:

Đối với Nhật Bản: Lô hàng có trị giá hải quan không vượt quá 200.000 Yên Nhật (¥200.000).
Đối với các nước ASEAN: Lô hàng có trị giá xuất khẩu không vượt quá 200 Đô la Mỹ (USD 200).

Trường hợp giá trị này có thay đổi theo quy định của nước thành viên, sẽ có thông báo chính thức qua Ban Thư ký ASEAN.

3. Thay đổi, sửa chữa thông tin trên C/O form AJ

Không được phép tẩy xóa hoặc viết thêm lên C/O form AJ. Mọi thay đổi phải được thực hiện bằng một trong các cách sau (theo Điều 20 Thông tư 37/2022/TTBCT):

Gạch bỏ chỗ sai và bổ sung thông tin cần thiết:
- Các thay đổi phải được người có thẩm quyền ký C/O chấp thuận và được cơ quan cấp C/O xác nhận.
- Các phần trống còn lại trên C/O phải được gạch chéo để tránh chỉnh sửa thêm.
Cấp mới C/O thay thế: Trường hợp không thể sửa đổi, doanh nghiệp có thể đề nghị cấp một C/O mới để thay thế C/O bị lỗi.

4. Xử lý trường hợp mất cắp, thất lạc hoặc hư hỏng C/O

Nếu C/O form AJ bị mất cắp, thất lạc hoặc hư hỏng trước khi hết hiệu lực, nhà xuất khẩu hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện:

Đề nghị cấp C/O mới:
- C/O mới có số tham chiếu khác và dựa trên các chứng từ lưu trữ tại cơ quan cấp C/O.
  Ngày cấp và số tham chiếu của C/O cũ phải được ghi rõ tại Ô số 12 (đối với ASEAN) hoặc Ô số 9 (đối với Nhật Bản).
- C/O mới chỉ có giá trị trong thời hạn hiệu lực của C/O cũ.
Yêu cầu bản sao chứng thực:
- Cơ quan cấp có thể cung cấp bản sao chứng thực với cụm từ “CERTIFIED TRUE COPY” tại Ô số 12 của bản sao.
- Bản sao mang ngày cấp của C/O gốc và có thời hạn hiệu lực giống như C/O gốc.
- Thời hạn cấp bản sao không vượt quá 1 năm kể từ ngày cấp C/O gốc.

5. Tuân thủ quy định pháp lý

Việc xin cấp và sử dụng C/O form AJ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý tại Thông tư 37/2022/TTBCT. Đặc biệt, cần lưu ý rằng các lỗi nhỏ như sai sót chính tả hoặc thông tin viết ngoài ô có thể được cơ quan hải quan bỏ qua, nhưng không được phép làm sai lệch tính xác thực hoặc chính xác của thông tin trên C/O.

CO form AJ đóng vai trò thiết yếu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang Nhật Bản hưởng ưu đãi thuế quan. Hiểu rõ quy trình và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo quyền lợi thương mại. Hãy đảm bảo cập nhật các quy định mới nhất về C/O form AJ từ cơ quan có thẩm quyền, hoặc liên hệ các công ty logistics chuyên nghiệp để được tư vấn tránh sai sót và đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động xuất khẩu.